广州企业印刷订单有多款、多地址时，总印量之外还要确认每个接收点收到什么。让文件、每款数量和收货去向在同一张表中对应，可用于画册、说明书、封套与标签的分款交付和补印。
一行是一款，不是一个模糊的总订单
| 款名／文件版本 | 本次总数量 | 接收部门或地址 | 对应数量 | 包装标识 |
|---|---|---|---|---|
| A款／日期版 | 待填 | 接收点1、接收点2 | 分别填写 | 款名、版次及需标信息 |
| B款／日期版 | 待填 | 接收点1或另址 | 分别填写 | 按本次要求填写 |
先检查各接收点数量之和是否等于这款总量，再检查所有款式是否齐全。这个空白表是准备方法，不代表固定分包数量或运输承诺。需要每箱、每包不同内容时，再另列包装要求，确认是否可安排。
同一款给几个部门，可以沿用一个款名；不同型号或图文不能只叫“另一款”。多款资料封套、说明书、画册和标签都可按此整理，不局限于培训资料。
把日期写成三件事，不写一个“急”字
- 资料什么时候能定
- 哪些图文已经完成，哪些还在审批？改稿、必要的材料或结构验证，需要留在生产安排之前讨论。
- 成品什么时候要用
- 说明活动日、产品出货或内部发放日期，并写您希望收到的日期，不把二者当作同一天。
- 收货有哪些限制
- 需预约入库、固定时段、特定楼层或多个地址时提前说明。制作、包装和运输条件分别商定。
若一款文件还没定，不能只凭其他款已完成就默认为整单可生产。是否分开安排及费用变化，需要重新沟通；网页不承诺固定交期。
收到货，按“外箱—款式—使用”检查
- 先查看外包装与标识，记录明显破损，核对收货清单和对应箱件。
- 按款名检查数量与版本，查看名称、型号、电话及二维码等关键内容。
- 打开代表性成品，查看尺寸、装订或折法；标签和纸盒按商定的实际使用条件检查。
- 发现异常，保留包装并拍全貌、问题细节，说明款名、位置及涉及数量后联系沟通。
仅拆一件看外观，不能证明整批每件都没有问题；具体验收要求以订单约定为准。颜色或材料有参考样时，用对应依据比较，不仅凭手机屏幕印象。
补印前，先扣掉仍能使用的同版库存
先列近期确定需求，再查看同一版本现有可用数量；旧版、破损或已分配给别处的资料不能算作这次可用库存。另有临时增员、补发或留存需要时，写实际备用数量，不套一个固定百分比。
补印记录可按此填写
款名／本次版本：____
近期确定用量：____
同版可用库存：____
本次补印数量及备用用途：____
原文件是否修改；上次成品需调整什么：____
本次材料、加工、收货地址与需收日期：____
文件没改，也不自动代表价格、材料供应和排期都不变。保存已确认稿与代表成品，补印时说明沿用项目和变化项目。需要比较一次做完与分批制作，分别询问各批实际数量下的费用与交付安排，再考虑旧版剩余风险。