向广州印刷公司交接文件时，一份PDF、几张微信图片和多条修改消息，如果没有对应关系，接收方很难判断哪个版本要生产。整理成一包资料，先把采用的文件与改动位置讲明白，再核对印刷要求。
先做一张定稿交接卡
产品／款名：____
本次采用的文件名与版本日期：____
成品尺寸及单位：____
PDF页面总数；封面和空白页说明：____
每款数量：____
还未完成的内容：无／请列明____
这次相对旧稿的改动：____
负责确认文字与图文的人：____
交接卡不替代订单，但能避免在聊天里寻找答案。文件名可以写款名、语言和日期；不要同时发送几份都叫“最终版”的文件。若换新稿，明确写旧文件被哪份文件替换，旧稿在您自己的归档中保留。
文件包分三类，不必把所有资料混在一起
- 本次审批稿
- 完整展示本次图文与页序的文件，用于明确采用哪个版本。PDF可以帮助沟通，但是否可生产仍要看文件、尺寸、字体与图片等实际内容。
- 可编辑原资料
- 确需改稿时，提供已有排版源文件、文字、标志及原图，并说明它们属于哪一款。整理或修改工作的范围和费用另议。
- 参考与修改记录
- 旧样照片、喜欢的效果和问题标注放在参考资料中，不让参考图片冒充生产稿。每条修改标出页码或位置。
只有Word、图片或旧样时，也可以先沟通。说明现有资料和所需成品，检查哪些可用、哪些需要重排，再确认设计排版或文件整理范围与费用。
图片检查，要问“准备印多大”
微信预览很清楚，不说明图片铺满一页也清楚。把原图文件和拟使用的宽高一起提供，注明产品细节、标志或文字能否裁切。文件体积大不等于细节足够，重新放大或锐化也不能恢复原本缺失的信息。
- 从拍摄者或设计文件中找原图；微信传图可选原图，或直接发送文件。
- 按成品大小查看小字、线条和照片细节，不只盯着电脑放大预览。
- 原图不足时，讨论缩小图片、调整版面或补素材，不让模糊图承担重要产品说明。
打印检查时确认输出没有自动缩放，再用尺核对大小。打印纸样可用于检查阅读、方向和位置，不用于证明正式印色或材料手感。
发现问题，用“位置＋现象＋新内容”标注
不清楚：“电话改一下，图片换新的。”
更清楚：“第4页页脚，旧电话需要替换；新电话见本次确认资料。第6页产品图替换为文件‘产品A正面原图’，保留产品全貌。”
改完后重新查看完整文件，不只批准一张局部截图。电话、地址、型号、单位、二维码和日期，由您对照正式资料审核；二维码按准备印刷的大小检查扫描及跳转内容。
不同产品，再看它实际使用的状态
- 画册：合起、展开，看页码、跨页图片和靠书脊的信息。
- 说明书：折好再逐步打开，看开始位置、正反面与步骤顺序。
- 标签：按成品轮廓与出标方向看文字、条码和版本。
- 彩盒、信封、资料封套：放回折合或装入状态，检查粘口、插袋或文件是否挡住信息。
具体方法见说明书试读检查、手贴与机贴资料。最终交接同时保留审批稿、修改记录与本次规格；客户审核的技术内容、翻译和专业说明，不因文件检查而自动转由印刷方负责。
二维码要同时核对可读性、跳转内容和成品使用状态，完整步骤见印刷二维码检查清单。信封与信纸可用装入和书写检查，资料封套可用整套文件装入与插袋检查。