广州企业信封与信纸印刷，先做一次完整使用演练：装入本次文件，按实际方式封口和取出，再试写或打印信纸。两类纸品外观可以统一，尺寸、纸张和数量分别确认。
先准备整套内装文件，再确认信封大小
商务信封、合同文件信封和邀请函信封的名称只能说明用途。请把一次需要装入的合同、附件或邀请资料叠齐，记录长宽、厚度、张数及是否允许折叠。有旧信封时，拍空封正反面、开口和装满后的状态。
- 文件必须保持平整：以实际未折文件试装，并说明取放要求。
- 文件允许折叠：先确定折法，再记录折后长宽与整套厚度。
- 资料经常增减：说明本次确定装入的内容，以及需要预留的用途。
信封外尺寸、开口大小和内部可用空间分别核对。只说“装A4”容易遗漏折边、粘口和文件叠加厚度；制作条件可从广州信封与企业信纸印刷继续了解。
用一次装入、封口和取出，检查结构
| 动作 | 具体检查 | 需要记录 |
|---|---|---|
| 装入 | 整套文件能否从计划开口顺畅放入。 | 文件状态、开口方向及卡住位置。 |
| 封口 | 装满后封口是否合适，有无挤压内容。 | 拟用封口方式及本次需调整处。 |
| 窗口查看 | 按实际折法装入后，指定信息是否准确露出。 | 窗口位置、文件版次及信息偏移。 |
| 取出 | 接收人能否方便取出，资料有无被粘口影响。 | 取出动作和结构改动。 |
窗口、封口或其他结构能否制作，以及结构样的方式、费用和时间，按本次需求商定。计划邮寄时，请将实际寄送渠道的尺寸和格式要求一起提供，交稿时据此核对。
公司抬头信纸，分别检查手写与再次打印
公司信纸也常用于信笺、报价附件或商务往来。先说明是手写、预印后再用办公打印机输出正文，还是直接印完整内容；这三种情况要查看的空白区与文件不同。
- 手写信纸：用实际的笔在拟用纸面书写，检查留白、字迹和背面阅读。
- 再次打印：提供使用的打印设备要求，用拟用材料核对进纸、正文位置和正反方向。
- 直接印正文：将完整正文放入最终文件，核对页数、公司信息和各款数量。
信封和信纸可共用标志及品牌资料，但纸张、单双面、印色和数量分别列明。打印适配用实际设备和纸样沟通，样品条件写清后再确定正式材料。
部门和分公司版本，用一张表交接
每行列主体名称、地址、电话、对应文件及信封／信纸数量。公司抬头、联系方式由您对照批准资料复核；修改后提供完整新文件，并注明替换哪个旧版本。标志和重要文字在折边、封口和窗口周围的位置，应放回实际结构检查。
定稿记录可以这样写
款名／公司主体：____
信封文件及数量：____
信纸文件、用途及数量：____
内装文件与结构确认记录：____
公司信息确认人／日期：____
收货地址、需收货日期及分包要求：____
整套信封和信纸按各自规格报价，再列加工、包装、税费和运输。信封信纸设计、版面修改与印刷分别确认范围及费用。完整文件交接方法见定稿与修改记录检查，收货和补印记录见交付与补印指南。